مزایای سامانه نوبت دهی و مدیریت صف و ویژگی های آن

مزایای سیستم نوبت دهی و مدیریت صف و ویژگی های آن

طراحی و اجرای سامانه نوبت دهی و مدیریت صف‌ پیامدهای عمده‌ای بر نحوه خدمت رسانی هر سازمان به مردم دارد. یک سیستم نوبت دهی کارآمد به مشتریان اجازه می دهد تا با یک تجربه مثبت آن سازمان را ترک کنند، در حالی که عدم وجود آن باعث اتلاف وقت و نارضایتی مشتریان می شود.

سیستم نوبت دهی و مدیریت صف مجازی به عنوان یک راه حل قدرتمند برای مشکلات نوبت دهی و صف در عصر دیجیتال است و مزایای این سیستم بسیار فراتر از مدیریت جریان مشتری است. بیایید در  این مقاله از مجله کوشان تک با مزایای آن آشنا شویم:

کارایی عملیاتی سیستم نوبت دهی و مدیریت صف برای سازمان شما

  • بهبود بهره وری کارکنان

صف های سازماندهی شده باعث افزایش تجربه خوب و رضایت بالای مشتری می شود و خستگی را که کارکنان تجربه می کنند به حداقل می رساند و در نتیجه می توانند وقت خود را برای کارهای دیگری صرف کنند.

یک سیستم نوبت دهی و مدیریت صف دارای یک داشبورد قوی خواهد بود که هرگونه هرج و مرج را که اغلب با صف های مدیریت نشده به وجود می آید را از بین ببرد. همچنین این سیستم باید تمام معیارهای خط را به گونه ای ارائه کند که کارمندان بتوانند در یک نگاه، وضعیت کلی خطوط را ببینند. این امر به ویژه زمانی که چندین صف در یک زمان وجود دارد مهم است، چرا که کارمندان باید بتوانند ببینند چه کسی در مرحله بعدی قرار می گیرد، چه کسانی در انتظار خدمات رسانی هستند و به چه چیزی نیاز دارند. این موارد برای ایجاد هر تعامل با مشتری تا حد امکان کارآمد و مؤثر است.

  • جمع آوری داده های مفید

یکی از مزیت‌های عمده سامانه نوبت دهی و‌ مدیریت صف این است که می‌توانید با داده های به دست آمده، روند کار را در سطح مشتری و همچنین در سطح کل کسب و کارتان بررسی کنید. از اطلاعات مفید به دست آمده از ماژول‌های گزارش‌دهی قدرتمند می توان به میانگین رزروها در یک بازه زمانی تعیین‌شده، مدت زمان انتظار، در دسترس بودن دیگر کارمندان، بازخورد مشتری و شناسایی مشتریان برتر بر اساس دفعات قرار ملاقات نام برد.

مهمتر از همه، اطمینان حاصل می کنید که سوابق شما در پلتفرم های مدیریت ارتباط با مشتری به روز می شوند. این بدان معناست که یادداشت های کارمندان را می توان یک بار ثبت کرد و سپس در CRM سازمان شما وارد کرد. این گزارش می تواند تأثیر قابل توجهی بر کل تنظیمات استراتژیک سازمان شما داشته باشد.

  • کاهش جمعیت افراد در صف انتظار

امروزه مشتریان تقریباً تمام کارهای خود را به صورت آنلاین و یا از طریق یک برنامه تلفن همراه به صورت مجازی انجام می دهند. دور شدن از یک صف طولانی و یافتن راهی برای دور زدن آن، یک کار بسیار آسان است.

یک سیستم نوبت دهی و مدیریت صف مجازی یک ابزار قدرتمند برای کسانی است که از صف های طولانی مدت دوری می کنند و با اجازه دادن به مشتریان برای چک کردن نوبت خود و همچنین پیگیری پیشرفت از طریق یک برنامه تلفن همراه و بازگشت به منطقه انتظار زمانی، فرآیند را بسیار آسان و قابل مدیریت می‌کند.

سیستم نوبت دهی و مدیریت صف مجازی سازماندهی شده = تجربه بهتر مشتری

سامانه نوبت دهی و مدیریت صف مجازی سازماندهی شده = تجربه بهتر مشتری

سامانه نوبت دهی و مدیریت صف مجازی سازماندهی شده = تجربه بهتر مشتری

 

  • کاهش دید منفی از زمان انتظار

هنگامی که مشتریان شما مجبور نیستند از نظر فیزیکی در صف منتظر بمانند، می توانند آزادانه از زمان انتظار به صلاحدید خود استفاده کنند. یک سیستم نوبت دهی و مدیریت صف هوشمند با از بین بردن احساس نارضایتی در صف های شلوغ، تجربه مثبت تری به افراد ارائه می دهد.

  • افزایش ارزش طول عمر مشتری

باید بدانید وفاداری مشتری تضمینی نیست، حتی برای شرکت هایی با خدمات و منابع خوب.

سیستم‌ نوبت دهی و مدیریت صف مجازی می تواند بخشی از یک استراتژی گسترده برای بهبود تجربه مشتری باشد و باعث ‌شود مشتریان به سازمان شما بازگردند و باقی بمانند. اگر سیتم نوبت دهی و مدیریت صف سازمان شما این اطمینان را بدهد که مشتریان مجبور نیستند در صف منتظر بمانند، این شمایید که برنده هستید.

ویژگی های کلیدی این سامانه

سیستم نوبت دهی و مدیریت صف می‌تواند عاملی قدرتمند برای کسب ‌وکارهای مبتنی بر خدمات باشد. در اینجا چند ویژگی مهم در این سیستم سازمانی بیان کردیم:

  • انواع خطوط چندگانه

هر سامانه نوبت دهی و مدیریت صف باید به اندازه کافی منعطف باشد تا امکان ایجاد چندین نوع صف را در یک مکان واحد فراهم کند. به عنوان مثال، در برخی موارد بهتر است یک خط مار مانند وجود داشته باشد که به چندین کارمند منتهی شود. در شرایط دیگر، داشتن چند خط برای انواع قرارهای ملاقات، گزینه قوی تری است.

به عنوان مثال یک شعبه بانک باید چندین نیاز مختلف مشتری را برآورده کند، که شامل تراکنش‌های معمول، دریافت وام، مدیریت حساب و … است، که یک خط نمی تواند این تفاوت های ظریف را به تصویر بکشد. یک سیستم نوبت دهی و مدیریت صف باید به اندازه کافی قوی باشد تا بتواند چندین خط را برای نیازهای مختلف مشتریان ارائه دهد. اما باید در ابتدا در نظر بگیرید که آیا صف های تکی برای کسب و کار شما بهتر است و یا چند صفی ؟

  • تعیین مقدار وزن صف انتظار

همه قرار ملاقات ها و نیازهای مشتریان برابر نیستند. به همین دلیل است که یک سیستم مدیریت صف قوی توانایی وزن دهی متفاوت صف های خاص را ارائه می دهد. اما چه مواردی در وزن دهی در اولویت قرار دارد؟ ما برای شما چندین مورد را بیان کردیم:

اولویت خدمات: قرار ملاقات ها را بر اساس نوع خدمات و ارزش کسب و کار اولویت بندی کنید.

اولویت نوع رزرو: شامل قرارهای قبل از رزرو یا قرارهای درخواستی (در نوبت) است. اولویت داده شده تعیین می کند که کدام نوع ابتدا به آن پرداخته شود.

اولویت کارایی: با معیارهای کارایی کارکنان مانند زمان بیکاری آن ها و یا استفاده همه جانبه از آن ها اولویت بندی کنید. از این عامل می توان برای اطمینان از دستیابی به تعادل مناسب بین ارزش مشتری و میزان هزینه استفاده کرد.

اولویت مشتری: اولویت مشتری را با تعدادی از عوامل از جمله میزان ارزش مشتری و میزان تعامل اجتماعی و یا هر معیار دیگری که ممکن است ارزش را نشان دهد، تعیین کنید. این تضمین می‌کند که به مشتریان با ارزش سریع‌تر خدمات داده می‌شود.

اولویت انتظار: اطمینان حاصل کنید که مشتریانی که بیشتر در نوبت منتظر مانده‌اند به‌طور پیش‌فرض اولویت بیشتری دریافت می‌کنند.

  • اطلاعیه های پیشگیرانه

سیستم نوبت دهی و مدیریت صف شما باید اعلان های مربوط به حضور مشتری در صف مانند هشدار رسیدن نوبت، گزینه ترک صف و یا حرکت به مرحله دیگر را ارائه دهد تا مشتریان شما دائماً موقعیت خود را در صف انتظار بررسی کنند و از استرس ناشی از انتظار در صف جلوگیری شود.

  • مدیریت موقعیت حضور مشتری

مدیریت موقعیت حضور مشتری یک راه عالی برای اولویت بندی حضور مشتریان خاص می باشد. به عنوان مثال، اگر شخصی با قرار ملاقاتی که از قبل رزرو کرده و در دوره‌ای که ازدحام جمعیت وجود دارد وارد سازمان شما شود، می‌توانید او را طبق نوبت به جلوی صف منتقل کنید و به همین ترتیب، با این نظم دهی اگر کسی برای مدت طولانی هم منتظر باشد، زمان کمتری منتظر می ماند.

  • تخصیص هوشمندانه مشتری

در مواردی که انتخاب یک مشتری برای ورود به صف منطقی نیست، یک سیستم نوبت دهی و مدیریت صف می‌تواند به طور خودکار مشتری را بر اساس تعدادی از عوامل مانند در دسترس بودن کارمند، طول صف و نوع قرار ملاقات در بهترین صف ممکن قرار دهد.

این گردش کار خودکار، کار دستی مدیریت صف را از فرآیند خارج می کند و تضمین می کند که مشتریان همیشه در بهترین مکان ممکن در صف های شما حضور دارند.

  • تابلوهای نمایش

تابلوهای نمایش در محل، بخش مهمی از هر سامانه نوبت دهی و مدیریت صف هستند و باید زمان انتظار و در دسترس بودن کارکنان را به روشی واضح برای مشتریان ارائه دهند.

زمان‌های انتظار ارائه‌شده توسط سیستم‌های مدیریت صف، روشی قدرتمند برای مقابله با تمایل طبیعی مشتریان به اغراق‌کردن مدت زمان انتظارشان است. با قرار دادن زمان انتظار بر روی صفحه نمایش در محل انتظار و یا در برنامه نوبت دهی، مشتریان و کارمندان به شفافیت کامل در زمان انتظار می رسند.

  • گزارش نویسی

سیستم مدیریت صف شما باید چندین گزارش از ساده تا پیچیده ارائه دهد. این گزارش ها برای تصمیم گیری های بازاریابی و عملیاتی حیاتی هستند که می تواند شامل موارد زیر باشد:

  • رزرو بر اساس روز، هفته، ماه و یا سال
  • مشکلات مشتری
  • گزارش خرید
  • زمان های اوج مصرف

سخن آخر

سامانه نوبت دهی و مدیریت صف بخش مهمی از استراتژی شما جهت افزایش رضایت مشتریان است. این سیستم شما را قادر می سازد تا به طور عملی مشتریان را در طول تعامل آنها با سازمان مدیریت و حضور آن ها را تا حد امکان راحت و روان کنید. همچنین به شما کمک می‌کند تا درک کنید که مشتریان و کارمندان چگونه در تعامل هستند و بینش‌هایی را که برای بهبود تجربه مشتری و بهره‌وری عملیاتی نیاز دارید در اختیار شما قرار می‌دهد.

اگر در نظر دارید که سازمان و یا مرکز خود را به سیستم نوبت دهی و مدیریت صف مجهز کنید و درباره ی انجام این فرآیند نگران هستید، می توانید برای شناخت و آشنایی بیشتر با این نرم افزار با ما در کوشان تک تماس بگیرید.

منبع: وب سایت jrni.com

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


× پشتیبان فنی