فرآیند پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR می تواند به دلیل اشتباهات ناشی در روند اجرای آن، فعالیت دشواری باشد. به این ترتیب، بیمارستان ها و مراکز درمانی سؤالات زیادی دارند در مورد اینکه چه مواردی برای اجرای پرونده پزشکی الکترونیکی مستلزم است و چگونه می توان آن را به نحوی اجرا کرد تا آنها را به موفقیت برساند. پس در این مقاله از مجله کوشان تک با ما همراه باشید تا مراحل لازم برای اجرای EHR را بیان کنیم.
منظور از پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR چیست؟
پیاده سازی یک نرم افزار به ادغام یک سرویس و یک جزء مبتنی بر نرم افزار در گردش کار یک ساختار سازمانی یا یک کاربر اشاره دارد. بنابراین، پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت به روند برنامه ریزی و ادغام نرم افزار و اجزای EHR در یک سازمان درمانی – بهداشتی اشاره دارد.
پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR چقدر زمان می برد؟
مدت زمان اجرای پرونده الکترونیک سلامت به زمینه اجرای آن بستگی دارد. با توجه به تعداد متغیرهایی که می توانند زمان مورد نیاز برای اجرای پرونده پزشکی الکترونیکی را افزایش یا کاهش دهند، زمان معمول مورد نیاز برای پیاده سازی آن با توجه به تنظیمات و نیاز های مراکز متفاوت است. به این ترتیب، نمی توان به راحتی یک جدول زمانی استاندارد برای پیاده سازی EHR پیدا کرد. با این حال ، هنگام ایجاد یک برنامه پیاده سازی EHR، می توان مقدار مشخصی از عدم قطعیت در مورد زمان را از بین برد، زیرا متخصصان درگیر در این فرایند می توانند برآورد جامعی در مورد زمان مورد نیاز برای تکمیل پیاده سازی ارائه دهند.
فرآیند پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR
مراحل پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR چیست؟
با فراتر رفتن از نقشه راه یا چک لیست ارائه شده، مهم است که مراحل مربوط به روند اجرای EHR را با جزئیات بیشتری بررسی کنید. پس در ابتدا فرآیند اولیه پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت و سپس مراحل آن را عنوان می کنیم.
تشکیل تیم اجرایی: انتخاب و سازماندهی افرادی که در پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت مشارکت خواهند داشت.
جمع آوری الزامات: جمع آوری الزامات به فرآیند تعیین ویژگی ها و عملکردهای مورد نیاز در اجرای EHR اشاره دارد.
دریافت اطلاعات و ارائه پیشنهادات: پس از ایجاد لیست الزامات، تیم اجرایی از شرکت های ارائه دهنده نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت تحقیق کرده و سپس اطلاعات مورد نیاز را دریافت و پیشنهادات لازم را به آن ها ارائه می دهند.
ارزیابی پاسخ های ارائه شده از شرکت های ارائه دهنده نرم افزار EHR: پس از طی کردن مرحله قبل، تیم انتخابی این پاسخ ها را بر اساس میزان پایبندی آنها به لیست الزامات ارزیابی می کند.
رتبه بندی شرکت های ارائه دهنده EHR برای ایجاد یک لیست کوتاه: شرکت های برتر به یک لیست کوتاه از 3 یا 4 نامزد نهایی محدود می شوند که از آنها خواسته می شود تا نماینده فروش را معرفی کنند.
جلسه با شرکت های ارائه دهنده EHR: در این جلسه، شرکت های ارائه دهنده نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت فهرست کوتاهی از محصولات خود و همچنین نمونه های اجرایی آن ها را برای تیم انتخابی نمایش می دهند. سپس تیم انتخابی فرصتی برای پرسیدن سوالات خود خواهند داشت.
انتخاب یک شرکت ارائه دهنده EHR : با این انتخاب، برای قرارداد مذاکره می شود و روند به سمت اجرای واقعی پرونده الکترونیک سلامت پیش می رود.
برنامه ریزی و آماده سازی: با کمک شرکت ارائه دهنده، تیم انتخابی و نمایندگان شرکت نحوه استقرار نرم افزار و سخت افزار را برنامه ریزی می کنند. همچنین برنامه ریزی هایی جهت آموزش کارکنان در مورد سیستم جدید انجام می شود.
مراحل پیاده سازی یک نمونه پرونده الکترونیک سلامتEHR
مراحل پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت
نقشه راه پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR را بسازید.
اولین مرحله در برنامه اجرای EHR این است که کلیه وظایف و فرآیندهایی را که باید توسط تیم پزشکان، مدیران اجرایی، کارکنان فناوری اطلاعات و حتی بیماران انجام شود، مشخص کنید. وظایف کلیدی عبارتند از:
- کمیته اجرایی خود را از گروه های ذینفع تعیین کنید.
- برآورد هزینه ها برای پیاده سازی مشخص و بودجه کل را تعیین کنید.
- بهتر است بعد از کامل شدن نقشه راه، فرآیند پیاده سازی خود را برنامه ریزی کنید.
- جمع آوری داده های به دست آمده از بیماران ترخیص شده
- یک برنامه آموزشی برای کاربران ایجاد کنید.
- تست آزمایشی EHR
- به طور واضح فعالیتها را تعیین کنید.
- عوامل مهم موفقیت و استراتژی های ارزیابی را تعریف کنید.
اینکه آیا می خواهید این وظایف را در یک چک لیست، نقشه راه یا نمودار ترسیم کنید، بستگی به پروتکل های مدیریت پروژه شما دارد، اما ابزارهای متداول شامل موارد زیر است:
- Google Sheets برای همکاری در نقشه راه عالی است.
- Trello یا Wrikeبرای مدیریت پروژه است.
کمیته اجرایی پرونده الکترونیک سلامت EHR خود را تعیین کنید.
با مشخص شدن وظایف اجرایی، به افرادی نیاز دارید که هر فرآیند را طبق برنامه و بودجه اجرا کنند. اعضای کمیته زیر را می توان از ذینفعان اصلی یا مشاوران خارج از سازمان تهیه کرد:
- مدیر پروژه
- تحلیلگر برنامه: مسئول انتقال و پاکسازی داده ها
- توسعه دهنده برنامه: مسئول سفارشی سازی سیستم
- مهندس آزمون: مسئول تست و عملکرد سیستم
- مشاور پزشکان و پرستاران: نماینده پزشکان و پرستاران و مشاوره در مورد آموزش، داده ها و آزمایش
- مشاور مالی: نماینده بخش صورت حساب و مشاوره در مورد آموزش، داده ها و آزمایش
- کاربران فوق العاده: پذیرندگان اولیه برنامه های آموزشی
ترکیب تیم پیاده سازی شما بستگی به میزان آموزش، بودجه و انتظارات مدیر پروژه شما دارد. یک تصمیم کلیدی برای اتخاذ در این مرحله، این است که متخصصان خارج از سازمان یا مشاوران اجرایی EHR را انتخاب کنید، که از آن ها برای کمک به:
- برنامه ریزی پروژه و نقشه راه
- انتقال داده ها و پاکسازی
- آموزش کاربر و مدیریت تغییرات
- آزمایش نرم افزار
- ارزیابی امنیتی
استفاده می شود.
پیش بینی هزینه های پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR و تعیین بودجه
اکنون شما یک تیم و یک لیستی از کارهای مشخص شده دارید ، می توانید از آنها بپرسید:
هزینه اجرای EHR چقدر است؟
با تعیین بودجه ای کاملاً مشخص با در نظر گرفتن موارد زیر باید اطمینان حاصل کنید که هیچ هزینه غیر منتظره ای خارج از چارچوب به دست نمی آید:
- سخت افزار و ارتقاء شبکه
- اضافه کاری کارکنان جهت آموزش و اجرای EHR
- از دست دادن بهره وری
- مشاوره سفارشی سازی از شرکت ارائه دهنده EHR
- هزینه آموزش
- هزینه های مشاوره
- پشتیبانی و ذخیره اطلاعات
اگر به دنبال اطلاعاتی در مورد هزینه اولیه خرید نرم افزار EHR هستید، می توانید با تماس با کوشان تک، به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کنید.
برنامه ریزی برای پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR
برنامه ریزی اولین چیزی است که فرآیند پیاده سازی روی آن کار می کند و موارد زیر بر روی آن تأثیر می گذارد:
- محدوده پروژه
- تیم های پروژه
- بودجه پروژه
خوشبختانه برای شما اکنون هر سه مورد تعریف شده است و می توانید شروع به اضافه کردن مقیاس های زمانی به نقشه راه خود کنید.
انتقال داده های بیمار و داده های عملی
مراحل اصلی انتقال اطلاعات EHR شامل موارد زیر است:
- تبدیل اسناد کاغذی به سوابق الکترونیکی
- پاکسازی و تأیید داده ها
- راه اندازی پایگاه داده پرونده الکترونیک سلامت
- ثبت داده های قدیمی در زمینه های پایگاه داده جدید
- انتقال داده ها به سیستم جدید
- آزمایش و تأیید داده های قدیمی
- آزمایش و تأیید ورودی داده های جدید
اگر این فرآیند را به درستی انجام دهید ، قطعاً به نتایج مطلوبی می رسید.
یک برنامه آموزشی کاربردی ایجاد کنید.
برنامه آموزشی پرونده الکترونیک سلامت شما تأثیر زیادی بر بازگشت سرمایه نهایی سیستم شما دارد. برنامه های آموزشی موفق شامل موارد زیر است:
- کاربران فوق العاده به عنوان حامی سیستم و برنامه
- آموزش مبتنی بر نقش، برای اطمینان از ارتباط افراد
- حلقه های بازخورد برای حفظ مشارکت کاربران با مدیریت پروژه
فعالیتهای عملیاتی را به وضوح تعریف کنید.
احتیاط این است که نسخه نقشه راه خود را برای روزها (یا هفته ها) جهت فعالیت های عملیاتی تعیین کنید. این نقشه راه می تواند شامل موارد زیر باشد:
- فرآیندهای تست سیستم (قبل و بعد از اجرا)
- دستورالعمل های ارتباط با بیمار (از جمله زمان مورد انتظار)
- برنامه ریزی کارکنان شامل اضافه کاری یا کارکنان موقت مورد نیاز
- اصلاح قرارها و زمانبندی
- گزارش فرآیندهای ارزیابی سیستم و پروژه (مرحله آخر را ببینید)
- ارتباطات عملی
- بررسی سرعت و قابلیت اطمینان شبکه
- فرآیندهای پشتیبانی داده ها
عوامل مهم موفقیت و استراتژی های ارزیابی را تعریف کنید.
شما اکنون به مرحله عملیاتی رسیده اید. حالا باید بپرسید: چگونه می توانید اجرای EHR خود را ارزیابی کنید؟
ارزیابی اجرای پرونده الکترونیک سلامت می تواند اشکال مختلفی داشته باشد و بهترین روش بستگی به اهداف پروژه شما دارد:
- محاسبات نرخ بازده سرمایه گذاری را جهت ارزیابی سودآوری انجام دهید.
- ثبت میزان همکاری بیمار برای ارزیابی کارایی.
- بررسی رضایت بیماران برای ارزیابی کیفیت مراقبت
- نظرسنجی از رضایت پزشکان برای ارزیابی پذیرش و آموزش کاربر.
- برای ارزیابی ورودی و کیفیت داده ها، میزان خطای داده را تجزیه و تحلیل کنید.
در آخر
ممکن است در ابتدا پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت EHR مانند هر نرم افزار دیگری با روندی دشوار و زمان بر همراه باشد. مهم است که نیازهای منحصر به فرد مراکز درمانی خود را شناسایی و مطابق با آن نرم افزار EHR را اجرا کنید.
با پیروی از مراحلی که ما برای شما بیان کردیم، زمینه ای برای شما فراهم می شود که به هدف پروژه نزدیک می شوید.
می توانید سؤالات و چالش های روبه روی خود را در هنگام پیاده سازی EHR با کارشناسان کوشان تک در میان بگذارید.
منبع: وب سایت ehrinpractice.com
