داشبورد مدیریتی مجموعه ای از اطلاعات مهمی را که در تصمیم گیری مدیران نقش اساسی دارد، در قالب نمودار های مختلف و اشکال گرافیکی جهت تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری به نمایش می گذارد. در واقع داشبورد مدیریت یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار مدیران قرار می دهد تا با شناسایی فرصت ها، مواردی از کسب و کار که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنند. همچنین داشبورد مدیریت پروژه به عنوان خروجی سیستم هوش تجاری در نظر گرفته می شود.

داشبورد ها در هر سازمانی صرف نظر از اینکه در چه حوزه ای فعالیت می کنند، در بسیاری از فعالیت ها، مانند: عملیاتی، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و امور مالی قابل استفاده هستند.

آیا هنوز مفهوم داشبورد مدیریت را درک نکردید؟ پس بیایید با یک مثال با آن آشنا شوید.

داشبورد مدیریتی همانند داشبورد ماشین است!

همانطور که می دانیم با مشاهده داشبورد ماشین به اطلاعاتی نظیر میزان بنزین باقی مانده، میزان سرعت، میزان کیلومتر طی شده، وضعیت ایمنی، دمای آب رادیاتور و … دست پیدا می کنیم. داشبورد هوش تجاری تا حدودی همانند داشبورد ماشین است، چرا که صفحه ای از مجموعه اطلاعات مهمی را مانند میزان فروش، هزینه های جاری، میزان سود واقعی و … را در قالب تصاویر و نمودار های مختلف به نمایش می گذارد.

وجه اشتراک بین داشبورد مدیریتی و داشبورد ماشین این است که در هر دو ، شاخص های کلیدی عملکرد که برای کاربران لازم است، نمایش داده می شوند و با سازماندهی و ارائه اطلاعات مهم، اطلاعات به سادگی خوانده و مشاهده شوند.

تفاوت اساسی بین داشبوردهای مدیریتی و گزارشات مدیریتی

داشبوردها و گزارش ها می توانند با یکدیگر ادغام شوند تا دیدی جامع از روندها و بینش ها به کاربران ارائه دهند، اما این دو با هم تفاوت هایی دارند. داشبوردها بیشتر بصری و تعاملی هستند و به کاربر اجازه می دهند تا با دریافت اطلاعات، تجزیه و تحلیل کنند. از طرف دیگر، گزارش ها ایستا هستند، به این معنی که جزئیات را ارائه می دهند، تا کاربر با تحلیل مجموعه ای از جزئیات، بهترین تصمیم گیری را ارائه دهند.

پس کار داشبورد مدیریت مصور سازی اطلاعات و کار گزارش ها بررسی جزئیات اطلاعات است.

مزایای انواع داشبورد مدیریتی

 

• صرفه جویی در زمان
• ارزیابی عملکرد کارکنان
• بهبود ارتباطات درون سازمانی با مشاهده عملکرد بخش‌های مختلف در قالب نمودار
• بهبود ارتباطات خارج از سازمانی با افزایش ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان
• ساده سازی داده ها
• شناسایی سریعتر روندها
• پیش بینی بهتر
• ارائه یک تصویر کلی از شاخص های کلیدی عملکرد
• کنترل لحظه ای موجودی
• تجزیه و تحلیل مشتری در لحظه
• تصمیم گیری بهتر
• دسترسی به داشبورد مدیریت در هر مکان

ویژگی های مهم برای بهترین داشبورد مدیریتی

ویژگی بهترین داشبورد مدیریتی این است که ساده و قابل فهم باشد و کار با آن نیاز به آموزش های پیچیده نداشته باشد. در واقع با توجه به حجم زیادی از اطلاعات، بستری برای مدیران فراهم کند تا اطلاعات ضروری را از اطلاعات غیرضروری تشخیص دهند.

ویژگی دیگر یک داشبورد مدیریت کارآمد، قابلیت انطباق با نیازها و اهداف تعیین شده شرکت است تا آن ها را در این مسیر یاری رساند.

مراحل طراحی داشبورد مدیریتی

 

1. برای تغییر کسب و کار خود آماده شوید. قبل از شروع و توسعه انواع معیارها و شاخص های کلیدی عملکرد با تیم رهبری، استراتژی کلی پروژه را تعریف کنید. پیاده سازی باید با مشارکت تمام افراد به خصوص مدیر عامل باشد. تعیین مدیر عامل به عنوان رهبر پروژه، میزان موفقیت پروژه را به شدت بهبود می بخشد، زیرا برای ادامه پروژه باید تصمیمات مهمی گرفته شود که از این رو حمایت مدیر عامل در طول راه اندازی سیستم مورد نیاز خواهد بود.
2. معیارهای مناسب را تعیین کنید. پس از تنظیم مقدمات اولیه، گام بعدی شناسایی تعداد و نوع معیارهای مناسب برای پیگیری پیشرفت سازمان به سمت اهداف تعیین شده است. معیارها می توانند از اهداف پیچیده و فنی مانند رضایت مشتری و میزان سود تا اهداف آسان و غیر فنی مانند حفظ مشتری و نیروی کار متغیر باشند. بسیار مهم است که عوامل مناسب برای اهداف اعلام شده خود را اندازه گیری کنید و مراقب باشید که در ابتدا با عوامل زیادی درگیر نشوید. اضافه بار اطلاعات در واقع می تواند اثربخشی کلی داشبورد مدیریت پروژه را کاهش دهد و همچنین تلاش های توسعه سیستم را پیچیده تر کند.
3. داشتن تعهد در تمام سطوح. پیاده سازی یک سیستم داشبورد مدیریتی مؤثر مستلزم تغییر قابل توجهی در دیدگاه مدیران نسبت به فعالیت های سازمان است. یک سیستم داشبورد مدیریتی که به تازگی پیاده سازی شده باید شیوه های گزارش گیری و تصمیم گیری موجود را تغییر دهد. به این ترتیب، همه کاربران باید به طور کامل با رویکرد جدید به منظور موفقیت سیستم همراه باشند. یک راه موثر برای تعهد کاربران، ارائه آموزش های لازم در مورد مفهوم داشبورد و مشارکت آنها در بررسی معیارها و ارائه بازخورد در مورد روابط کاربری و فرمت های گزارش ها است.
4. از بهینه ترین ابزار ها استفاده کنید. بسته به نوع فعالیت سازمان، تنوع و حجم داده ها، ابزار مورد استفاده برای تهیه بهترین داشبورد مدیریتی گوناگون است. در یک سازمان کوچک پروژه توسعه داشبورد مدیریتی نباید به یک پروژه پیچیده فناوری اطلاعات تبدیل شود. با توجه به ابزارهای زیادی که امروزه در بازار وجود دارد، سیستم فناوری اطلاعات باید بتواند از ابزارهای بهینه و در دسترس برای ساخت داشبوردها استفاده کند. اما برای سازمان های بزرگ با حجم بسیار داده ها باید از جدیدترین تکنولوژی ها برای طراحی داشبورد مدیریتی کنترل پروژه استفاده نمود. زیرا با افزایش حجم داده ها احتمال کندی سیستم و کاهش کیفیت خروجی افزایش می یابد. بسیار مهم است که مجموعه ابزاری را انتخاب کنید که به کاربران امکان انعطاف پذیری بیشتری را بر اساس سلیقه آن ها ارائه بدهد.
5. برای غافلگیری آماده باشید. بسیاری از پروژه ‌های توسعه داشبورد منجر به اکتشافات جدیدی در مورد داده‌ها و فرضیات موجود شما می‌شوند که برای مدت طولانی بدون اطلاع قبلی وجود داشته‌اند. این زمان خوبی است تا نگاهی انتقادی به داده های خود بیندازید و مفروضات گذشته را بررسی کنید. به یاد داشته باشید که داشبورد مبتنی بر داده های نادرست یا متناقض، منجر به بهبود در تصمیم گیری نمی شود.
6. به عنوان یک سفر به آن نگاه کنید. یک پروژه داشبورد مدیریتی موفق با گذشت زمان عمیق تر و گسترده تر می شود. همچنین هنگامی که استفاده مداوم از سیستم داشبورد شروع می شود، عملکردهای آن باید در دسترس کاربران سطح پایین تر هم قرار گیرد. در طول زمان استفاده در سطح سازمان از فناوری های داشبورد گسترش می یابد و ارزش آن به طور تصاعدی افزایش می یابد، زیرا مدیران بیشتری به ترکیب اضافه می شوند.

در آخر

همانطور که گفتیم داشبورد های مدیریتی در تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه اطلاعات مفید جهت رسیدن به اهداف تعیین شده بسیار مفید هستند.

با داشبورد می توانید در کمترین زمان اطلاعات مفید را از غیر مفید تفکیک کنید و به نتایج کارآمدتری برسید.

اگر به دنبال یک داشبورد مدیریتی موفق برای سازمان خود هستید، با کوشان تک تماس بگیرید تا از آخرین تکنولوژی و فناوری جدید برای طراحی و ساخت انواع داشبورد مدیریتی بهره ببرید.

منبع: وب سایت kmco.com