نرم افزار داشبورد مدیریتی یک ابزار ضروری برای سازمان شما

همانطور که می دانیم نرم افزار داشبورد مدیریتی به عنوان یک ابزار مفید و ضروری جهت نمایش داده ها و معیارهای مهمی مانند شاخص کلیدی عملکرد (KPI) استفاده می شود. مدیران سازمان ها با استفاده از داشبوردهای مدیریتی، فرآیند تصمیم‎گیری های مبتنی بر داده را بر اساس آخرین و به روزترین اطلاعات بهبود بخشیده و همچنین معیارهای عملکرد سازمانی را افزایش می دهند.

این داشبورد اطلاعاتی به نوبه خود به مدیران اجازه می دهد تا ضمن توسعه و شناسایی فرصت های تجاری جدید، دید بهتری را در کل سازمان ایجاد کنند. همچنین به طور کلی به کسب ‌وکارها اجازه می‌دهد تا درک کنند که چه پیشرفت‌های مبتنی بر شاخص کلیدی عملکرد مورد نیاز است تا به طور مستقیم رشد درآمد بیشتری ایجاد کنند.

اهمیت نرم افزار داشبورد مدیریتی برای پروژه های سازمانی

نرم افزار داشبورد مدیریتی ابزاری است که نمای کلی از وضعیت پروژه، بینش ها و داده های کلیدی در یک منبع واحد را ارائه می دهد و مدیران و تیم های مرتبط پروژه می توانند تمامی اطلاعات مورد نیاز خود را به راحتی بدست آورند.

تجسم داده های آنلاین از طریق داشبوردهای مدیریتی بهترین رویکرد برای مدیریت اهداف استراتژیک و شاخص کلیدی عملکرد هایی است که برای ساختن اهداف سازمانی خود استفاده می کنید. استفاده از نرم افزار داشبورد مدیریتی، سازمان شما را قادر می سازد هماهنگ تر، شایسته تر، منسجم تر و پربارتر شود. به طور خلاصه، طراحی داشبوردهای مدیریتی راه حل های نوآورانه و مدرنی هستند که مدیریت عملکرد مناسب را در کل سازمان ممکن می سازند و تیم را قادر می سازد تا به اهداف زیر دست یابند:

• تبدیل پروژه ها به شیوه ای معنادار و منسجم
• دستیابی به شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد
• توسعه بینش های عملی با تبدیل داده ها و اطلاعات به اقدامات قابل اجرا

ارتباط بین نرم افزار داشبورد مدیریتی و شاخص کلیدی عملکرد

 

از نرم افزار داشبورد مدیریتی می توان برای فیلتر کردن داده ها استفاده کرد تا اطمینان حاصل شود که  KPIهای اصلی به دست می آیند و با اهداف مورد نظر مرتبط هستند. صدها KPI مختلف را می توان به صورت آنلاین مشاهده کرد و برخی از آنها بر اساس اولویت بندی به صورت عمودی فهرست شده اند، در حالی که برخی دیگر به صورت موازی و افقی عمل می کنند. این بدان معناست که اگرچه ممکن است انتخاب مسیر آسان، وسوسه انگیز باشد، اما باید مطمئن شوید که شاخص های کلیدی عملکرد شما در بلندمدت برای کسب و کار شما مفید هستند. می توانید با استفاده از دستورالعمل‌های زیر مطمئن شوید که  KPIهای مشخص شده در داشبورد اطلاعاتی شما مؤثر و مرتبط هستند:

• اطمینان حاصل کنید که شاخص های کلیدی عملکرد با یکدیگر مرتبط بوده و با نیازهای در حال تغییر کسب و کار شما مرتبط هستند.
• KPI  های خود را کاربردی و معنادار کنید.
• شاخص های عملکرد شما باید به طور مکرر اندازه گیری شوند و ببینید چه چیزی را می توان ارتقا داد و بهبود بخشید.
• اطمینان حاصل کنید که KPI های شما با مخاطبان مورد نظر مرتبط است.
• داشبوردها را ساده طراحی کنید و مطمئن شوید که نیازهای کاربر نهایی را منعکس می کنند.
• برای داده‌هایی که استفاده می‌کنید محتوا ارائه دهید.
• به طور منظم به روز رسانی کنید، آموزش دهید و با تیم های خود در مورد اهمیت KPI ها ارتباط برقرار کنید.
• اندازه گیری نرخ بازگشت سرمایه (ROI)

نکات لازمی که باید هنگام طراحی داشبوردهای مدیریتی در نظر بگیرید:

 

1. هدف از طراحی داشبورد

بهترین داشبورد مدیریتی همیشه هدفمند است تا مشخص شود برای چه مواردی استفاده خواهد شد. این بدین معنی است که وقتی با تعیین هدف موارد خاصی را برای کاربران کلیدی تعیین می‌کنید، بهترین عملکرد را خواهید داشت. شما باید فهرستی جامع از شاخص‌های کلیدی عملکرد، معیارها و اهداف خود تهیه کنید که مخصوص نیازهای کسب و کار داشبورد شما هستند.

2. فهرست بندی داده ها در طراحی داشبوردهای مدیریتی در اکسل

داشبورد ها به داده هایی که ردیابی و استفاده می کنید بستگی دارد. اما مهم است بدانید که همه داده ها برای آن ها قابل استفاده یا مفید نیستند. بهترین راه برای سازماندهی و نگهداری داده‌های مفید، فهرست‌بندی همه منابع داده‌ ها است. از خود بپرسید در حال حاضر چه داده هایی را در سیستم های خود ردیابی می کنید و چرا؟ داده ها در چه فرمتی هستند و آیا می توان آن را فوراً به داشبورد پروژه متصل کرد؟

3. فرمت داشبورد در نرم افزار طراحی داشبورد مدیریتی

با پاسخ دادن به سوالات زیر می توان یک فرمت صحیح برای طراحی داشبوردهای مدیریتی انتخاب کرد:

• کاربران اصلی که به داشبورد شما دسترسی خواهند داشت چه کسانی هستند و اولویت ها و الزامات آنها چیست؟
• این کاربران اصلی چند بار به داشبورد دسترسی خواهند داشت؟
• آنها از کجا و چگونه به داشبورد دسترسی خواهند داشت؟

اگر بتوانید به راحتی به سوالات بالا پاسخ دهید، می توانید با شناسایی موارد قابل استفاده، بیشترین بهره را از داشبورد مدیریتی خود ببرید. به عنوان مثال، اگر داشبورد شما فقط یک یا دو بار در ماه قابل دسترسی است، می تواند به صورت یک گزارش ثابت باشد. در حالی که اگر به صورت روزانه به آن دسترسی داشته باشید، یک URL مشترک، بهترین راه برای ورود به آن است.

4. بررسی سبک و رابط کاربری

این فرآیند باید با دقت انجام شود و شما باید خود را به جای کاربران هدف قرار دهید تا به بهترین نتایج برسید. هنگام در نظر گرفتن سبک و تجربه کاربری خود در داشبورد، سؤالات زیر را از خود بپرسید:

• کاربران اصلی چه سطحی از پیچیدگی را در مدیریت انتظار دارند؟
• چه نوع سبک یادگیری برای تک تک کاربران اعمال می شود؟
• سطح دانش فنی کاربران اصلی شما چقدر است؟

همچنین مهم است که رنگ‌ها، تم‌ها و تنوع‌های مختلفی را که به بهترین وجه برای نیروی کار شما مناسب است، کشف کنید. اگر کاربران هدف، زیبایی خاصی را برای کار هماهنگ ترجیح می دهند، با آن همراه باشید. اما مطمئن باشید که داشبوردهای شما پیچیده نیستند و تا حد امکان قابل خواندن هستند.

5. اطلاعات فراگیر در داشبوردهای مدیریتی

داشبورد مدیریتی باید اطلاعات ضروری را در مقاطع زمانی مختلف جمع آوری کند تا از به روز بودن اطلاعات اطمینان حاصل شود. هنگامی که داشبوردهای پروژه به طور موثر تمام داده های ضروری را پوشش نمی دهند، در خطر تصمیم گیری های نادرستی هستید که در طولانی مدت برای کسب و کار شما هزینه بر خواهد بود.

6. بررسی ابزار های قابل دسترس در طراحی داشبوردهای مدیریتی

بررسی نهایی این است که آیا ابزارهایی که در نسخه نهایی داشبورد خود ارائه می کنید، مفید هستند یا خیر. به عنوان مثال، اکسل یک ابزار عالی و منبع پیش فرض برای ایجاد و نظارت بر اکثر انواع آمار است. اما ایجاد داشبوردهای پیشرفته در اکسل کار ساده ای نیست و به دانش فنی مناسبی نیاز دارد. اگر تیم شما تخصص فنی یا دانش لازم برای ایجاد آنها در اکسل ندارد، ممکن است بخواهید در مورد استفاده از سیستم های مدیریت پروژه برای ایجاد داشبوردهای دقیق و گسترده از داده های موجود تصمیم گیری کنید.

داشبورد هوش تجاری شرکت دانش بنیان کوشان تک با استفاده از بروزترین تکنولوژی و فناوری های جدید می تواند مطابق با نیاز های سازمان شما جهت کاربرد بهینه و پیشرفته داده ها طراحی شود.

نحوه ایجاد بهترین طراحی داشبوردهای مدیریتی

 

باید بدانید هیچ مسیر مشخصی برای ایجاد بهترین داشبورد مدیریتی وجود ندارد، بلکه به روش های جمع آوری و نحوه ذخیره سازی داده ها بستگی دارد. به طور کلی چند روش برتر و کلی وجود دارد که برای اکثریت داشبوردهای پروژه اعمال می شود، صرف نظر از ابزارهایی که استفاده می کنید یا به آنها دسترسی دارید:

1. جمع آوری و مدیریت داده های حیاتی در پیاده سازی داشبورد مدیریتی

بهترین راه برای شروع ساخت داشبورد مدیریتی، شناسایی و فهرست بندی همه داده‎های حیاتی است. همچنین برای هر منبع مختلف، باید تعیین کنید که کدام فرمت برای ارسال داده مناسب‌تر است. CSV بهترین و رایج ترین فرمت برای استفاده می باشد، زیرا دارای عملکردهای ریشه ای با Excel   وGoogle Sheets   است. با تهیه یک لیست جامع از همه منابع داده خود و شناسایی فرمت آنها شروع کنید. باید چیزی شبیه به این به نظر برسد:

• داده های ترافیک وب – فرمت CSV
• داده های مالی – فرمت های CSV و PDF
• داده های کاربر – پایگاه داده SQL

یک داشبورد مدیریتی خوب، شما را قادر می سازد تا از داده ها در چندین فرمت مختلف استفاده و اجرا کنید. اگر به هر دلیلی نمی‌توانید این کار را انجام دهید، باید راهی برای تبدیل سریع داده‌های خود و سازگار کردن آن ها با هم بیابید.

2. معیارهای برتر را شناسایی کنید.

هر یک از منابع مختلف داده های شما باید معیارهای قابل شناسایی داشته باشند و مرتباً به روز شوند. این یک گام مهم است که به شما امکان می دهد بفهمید که آیا از داشبورد ثابت یا متغیر استفاده می کنید. به عنوان مثال، داده های مالی مربوط به پروژه های خاص تمایلی به تغییر روزانه ندارند. با این حال، فهرست وظایف می‌تواند مرتباً تغییر کند و هر روز یا زمانی که به آن دسترسی پیدا می‌کنید بسیار متفاوت به نظر برسد.

3. طراحی مناسب را برای هر معیار مشخص کنید.

هنگامی که معیارهای اصلی ذکر شده در مورد قبل را با موفقیت شناسایی کردید، گام بعدی این است که رابط گرافیکی عالی را انتخاب کنید تا بیشترین بهره را از کارمندان خود ببرید. این مرحله کاملاً به کاربران نهایی انتخابی شما و همچنین فرمت خود معیارها بستگی دارد. به عنوان مثال، فهرست کارهایی که همکاری بین بخشی را افزایش می دهد، به بهترین وجه در قالب فهرست، نمایش داده می شود. در حالی که اگر می خواهید بهره وری را در یک دوره زمانی مشخص شناسایی کنید، احتمالاً یک نمودار خطی گرافیکی بهترین روش است.

همچنین مهم است که برای هر معیاری که می‌خواهید به آن دست یابید، یک طراحی کلیدی را ثبت کنید. این می تواند به عنوان یک نام کوچک، نام کار و تصویر نمایه در لیست کارهای شما نشان داده شود، که سازمان را بهبود می بخشد.

4. طرح داشبورد خود را ایجاد کنید.

بهترین نمونه‌های داشبورد شامل طرح‌بندی‌های جامعی است که به شما امکان می‌دهد بدون زحمت داده‌های خود را سازماندهی کنید. موارد زیر می توانند به عنوان نمونه ای از بهترین روش ها جهت چیدمان به شما کمک کنند:

• عناصری که از نظر اندازه بزرگتر هستند، توجه بیشتری را به خود جلب می کنند. این به این معنی است که مهمترین KPIهای خود را به عنوان بزرگترین عناصر در داشبورد قرار دهید.
• معمولاً در فرمت اکسل کاربران از چپ به راست و از بالا به پایین می خوانند. این بدان معنی است که مهم ترین معیارهای شما باید در گوشه سمت چپ بالا و کمترین اهمیت در گوشه سمت راست پایین قرار گیرد.
• از رنگ هایی که استاندارد هستند، مانند قرمز برای ضرر و سبز برای سود استفاده کنید تا به راهنمایی کاربران کمک کند و به نتیجه مطلوب دست یابید.

5. انعطاف پذیری و سادگی

به منظور استفاده درست از اطلاعات حیاتی، معیارهای سطح بالا و KPIهای مرتبط، داشبورد مدیریتی شما باید بسیار انعطاف پذیر باشد. به طوری که باید دارای قابلیت استفاده آسان باشد و از نظر فنی به روز بوده و در عین حال به تیم ها اجازه دهند تا آنها را مطابق با نیازهای خود تنظیم، اصلاح و سفارشی سازی کنند.

در آخر

طراحی یک داشبورد مدیریتی با فعال کردن تصمیمات مبتنی بر داده، به نتیجه گیری و تصمیم گیری های با کیفیت به شما کمک می کند. به طوری که داده های ضروری را در یک منبع ذخیره می کند، حجم کاری تیم را کاهش می دهد و موجب رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده می شود.

اگر به دنبال طراحی بهترین داشبورد مدیریتی مطابق با نیاز ها و سلایق خود هستید، می توانید با تماس با کارشناسان کوشانتک سؤالات خود را بپرسید.

منبع: وبسایت change.walkme.com