اهمیت داشبورد مدیریتی و نکات مربوط به آن

اهمیت داشبورد مدیریتی و نکات مربوط به آن

داشبورد مدیریتی اهمیت بسیاری برای مراکز دارد، زیرا با سازماندهی حجم عظیمی از داده ها در قالب نمودار های مختلف و اشکال گرافیکی به مدیران کمک می کند تا مهم ترین اطلاعات را در کمترین زمان به دست آورند. یک داشبورد مدیریتی یا هوش تجاری برای نمایش همه معیارها و شاخص های کلیدی عملکرد استفاده می شود تا مدیران از طریق آن، تصمیمات کارآمدی در مورد برنامه استراتژیک شرکت بگیرند. زمانی که داشبوردها به درستی طراحی شوند، بینش ارزشمندی در مورد سلامت یک سازمان ارائه می شود و به شدت بر تصمیم گیری های اجرایی تأثیر می گذارد.

چرا به داشبورد مدیریتی نیاز داریم؟

دلایل نیاز به داشبورد مدیریتی شامل موارد زیر می باشد:

  • صرفه جویی در زمان

برخی از سازمان ها هنوز زمان قابل توجهی را صرف جمع آوری اطلاعات و تهیه گزارش می کنند. اما با به کارگیری داشبورد مدیریتی، تمام این فرآیند به صورت خودکار شده و به تنهایی باعث صرفه جویی در زمان می شود. همچنین دیگر نیازی به ایجاد دستی فایل‌های پیچیده اکسل و صرف زمان زیاد برای ارزیابی فرآیند های کسب و کار نیست.

  • جمع آوری و ذخیره تمامی اطلاعات در یک منبع

همانطور که می دانیم تمامی داده های شما در سیستم های مختلف سازمان توزیع می شود. اطلاعات مالی در سیستم حسابداری، اطلاعات فروش در سیستم CRM، اطلاعات پرسنل در سیستم مدیریت منابع انسانی و غیره ذخیره می شوند. بنابراین نیاز به یک سیستم واحد وجود دارد که با تمام نیازهای داده های شما مطابقت داشته باشد. داشبورد مدیریتی به شما این امکان را می دهد که بدون نیاز به بررسی جداگانه سیستم ها، اطلاعات سیستم های مختلف را ترکیب کرده و در یک مکان مرکزی در دسترس قرار دهید.

  • همیشه به روز و در دسترس

با داشبورد مدیریتی، به دلیل به‌روزرسانی خودکار داده‌ها، اطلاعات شما همیشه به‌روز می‌شود و دیگر نیازی به انتظار برای دریافت اطلاعات نیست، زیرا داشبورد شما همیشه به صورت آنلاین در رایانه، تبلت و تلفن همراه در دسترس است.

  • کاربر پسند

اکثر افراد برای اداره کارآمد کسب و کار خود به اطلاعات نیاز دارند. اما همه طرفدار اکسل یا اطلاعات انبوه نیستند! یک داشبورد مدیریتی، داده ها را به گونه ای به شما ارائه می دهد که کاربر پسند، قابل درک و خواندن آن آسان باشد تا از طریق آن با گزارش های پیچیده اکسل خداحافظی کنید!

  • اطلاعات سفارشی برای کسب و کار شما

با توجه به اینکه هر کسب و کاری، فرآیند های سفارشی و نیازهای اطلاعاتی خود را دارد. یک داشبورد مدیریتی به شما این امکان را می دهد که اطلاعات را به روشی که متناسب با فرآیند های شما است، تنظیم و به تصویر بکشید.

5 نکته برتر برای طراحی داشبورد مدیریتی

نکات برتر برای طراحی داشبورد مدیریتی

نکات برتر برای طراحی داشبورد مدیریتی

وقتی صحبت از طراحی داشبورد می شود، گزینه ها و انتخاب های بی پایانی برای تصمیم گیری وجود دارد. انتقال اطلاعات شما به روشی واضح و کاربرپسند، یکی از مهمترین جنبه های ایجاد یک داشبورد مدیریتی موفق است. به منظور کمک به شما جهت ایجاد یک داشبورد مدیریتی موفق، ما نکاتی را برای افزایش رضایت کاربران داشبورد هوش تجاری به اشتراک می گذاریم.

نکته 1: فاصله گذاری مناسب

نکته شماره یک برای ایجاد طراحی یک داشبورد مدیریتی کاربر پسند این است که فاصله کافی بین هدرها، تصاویر، جداول و نمودار ها ایجاد کنید. یک فاصله گذاری مناسب بین عناصر موجود در صفحه شما، تفاوت زیادی در نحوه پردازش و هضم اطلاعات توسط کاربران ایجاد می کند.

نکته 2: رنگ آمیزی ساده

هنگام طراحی داشبورد، استفاده از رنگ ها را محدود کنید. اگر می‌خواهید از رنگ‌های مختلف استفاده کنید، سعی کنید از سایه‌ های روشن‌تر و تیره‌تر همرنگ استفاده کنید یا رنگ‌هایی را انتخاب کنید که با یکدیگر سازگار هستند. برای انتخاب پالت های رنگی منسجم، ابزارهایی  همچون coolors.co، canva.com یا colormind.io در دسترس هستند. همچنین سعی کنید از کاربرد رنگ قرمز یا سبز به عنوان رنگ پایه خودداری کنید، زیرا اغلب برای نشان دادن مقادیر مثبت یا منفی استفاده می شود.

نکته 3: قاب بندی اطلاعات

قاب بندی اطلاعات با مستطیل های پس زمینه یکی از ساده ترین راه ها برای ارائه داشبوردی خوانا و همچنین یک ابزار مفید برای طبقه بندی اقلام با هم است.

نکته 4: هدف گذاری میزان اطلاعات مورد نیاز

مطمئن شوید که تعداد تصاویر و اطلاعات قابل مشاهده در صفحه داشبورد را محدود ساخته اید. باید تعادلی بین نمایش تمام اطلاعات لازم و حفظ یک نمای کلی برای مخاطبان وجود داشته باشد.

شما با سفارشی سازی اطلاعات و ایجاد شاخه ها و زیر شاخه های مختلف، می توانید اطلاعات مهم تر و جامع تر را در صفحات اصلی نمایش دهید تا هرکاربر که نیاز به اطلاعات جزئی تری دارد با کلیک یا انتخاب آن دسته به اطلاعات جزئی تر و کامل تری از آن دست یابد.

نکته 5: سازگاری فونت

مطمئن شوید که مجموعه ای ثابت از فونت ها و اندازه های استاندارد را برای داشبورد خود به کار برده اید. استفاده از فونت های مختلف در تصاویر داشبورد ممکن است ناخوشایند باشد. شما مجبور نیستید از فونت یکسانی برای محورها، برچسب‌ های داده و هدر استفاده کنید. استفاده حداکثر 2 فونت برای حفظ یکنواختی گزینه‌ های متنی توصیه می شود.

5 نکته برتر برای ایجاد یک داشبورد مدیریتی کاربرپسند

ایجاد یک داشبورد مدیریتی کاربرپسند

ایجاد یک داشبورد مدیریتی کاربرپسند

میزان موفقیت یک داشبورد مدیریتی به میزان استفاده و رضایت کاربران از آن بستگی دارد. در ادامه ما برای شما نکات مربوط به نحوه طراحی یک داشبورد کارآمد و کاربرپسند را بیان می کنیم:

نکته 1: با  هدف کاربر جهت استفاده از داشبورد شروع کنید.

تعریف واضح مخاطبان داشبورد مدیریتی و هدف آنها از استفاده آن، گام مهمی در طول فرآیند راه اندازی آن است. شما در ابتدای طراحی داشبورد باید سؤالاتی نظیر «چه کسی از این داشبورد استفاده خواهد کرد؟»، «چند وقت یکبار از آن استفاده خواهند کرد؟»، «چگونه می‌توانند از این داشبورد استفاده کنند» و موارد بسیار دیگری را از خودتان بپرسید. پاسخ به این سوال که “آنها قرار است از داشبورد برای چه استفاده کنند؟” می تواند تأثیر زیادی بر روشی که شما برای تجسم داده ها نیاز دارید، داشته باشد. به عنوان مثال: اگر مشتریان عمدتاً از داشبورد برای مقاصد تحلیلی استفاده می‌کنند، نمایش اطلاعات در سطح دقیق و ترکیب انواع فیلترها ممکن است بهترین راه برای تحقق این هدف باشد.

نکته 2: اطلاعات خود را طبقه بندی کنید.

این می تواند یک راه حل سریع و آسان باشد که فقط با یک نگاه کاربر، تمام اطلاعات و تصاویر نشان داده شود. با این حال، یک داشبورد مؤثر در صورت نیاز، داده های مرتبط را در اختیار کاربر قرار می دهد. اکثر ابزارهای داشبورد، گزینه‌های مختلفی جهت پنهان کردن و نمایش اطلاعات برای رسیدن کاربر به مسیر دلخواه ارائه می‌دهند. روش های مختلفی برای طبقه بندی اطلاعات وجود دارد:

  • از نشانک ها استفاده کنید تا به کاربر امکان نمایش تصویر یا جدول داده شود.
  • از یک صفحه جداگانه برای خلاصه کردن اطلاعات استفاده کنید (به عنوان مثال یک صفحه شاخص کلیدی عملکرد ) و یک گزینه تحلیلی برای هر شاخص در یک صفحه جداگانه ارائه دهید. اکنون کاربران فقط در صورتی باید به صفحه جزئیات حرکت کنند که شاخص کلیدی عملکرد نیاز به توضیحات بیشتر داشته باشد.
  • از دکمه ‌های «نمایش جزئیات» استفاده کنید تا اطلاعات خاصی پنهان بماند تا زمانی که کاربر به آن نیاز داشته باشد.
  • برای کمک به موضوعات اطلاعات گروهی، جهت یابی سفارشی خود را با یک منوی کشویی بسازید.

نکته 3: طراحی را ساده نگه دارید.

همه ما داشبوردی را دوست داریم که واضح به نظر برسد و استفاده از آن آسان باشد. طرح شما باید طرح ‌بندی جذابی داشته باشد تا کاربران هنگام باز کردن داشبورد، احساس دلسردی نکنند.

نکته 4: تفسیر را آسان کنید.

هنگام ساخت داشبورد، امکان اینکه برخی از کاربران شما اطلاعات پس‌زمینه‌ای درباره داده ‌های نشان‌داده ‌شده شما نداشته باشند، وجود دارد. از ارائه اطلاعات تا حد امکان واضح و خوانا غافل نشوید. در اینجا چند نکته وجود دارد که می تواند کمک کند:

  • یک صفحه پاپ آپ اطلاعاتی یا صفحه اختصاصی با اطلاعات کلی در رابطه با داشبورد اضافه کنید. همچنین می‌توانید اطلاعات تماس با کارکنان پشتیبانی را در صورت وجود هرگونه سؤال، اظهارنظر یا اشکال وارد کنید.
  • تعاریف شاخص کلیدی عملکرد را به صورت یک صفحه جداگانه یا به صورت پاپ آپ اطلاعاتی بگنجانید تا کاربران بدانند یک عدد شاخص به چه معناست.
  • همیشه زمان آخرین به روز رسانی داده ها، نشان داده شود.
  • اگر داده ‌های منابع متعدد یا متفاوت در داشبورد گنجانده شده‌اند، حتماً ارجاعات واضحی را اضافه کنید.
  • از اطلاعات مقایسه ای استفاده کنید تا تفسیر ارقام کلیدی برای کاربران آسان تر شود. اگر هدف یا بودجه ای در دسترس نباشد، به جای آن مقایسه ی دوره های قبلی می تواند کمک کند.
  • اطلاعات گروهی مرتبط با موضوعات مشابه: دسته ‌بندی یا قاب‌بندی اطلاعات در صفحات مختلف به کاربران کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات را دریافت کنند.

نکته 5: میزان استفاده از داشبورد را اندازه گیری کنید.

بیشتر داشبوردها در طول زمان تکامل می یابند. اگر واقعاً می خواهید کارایی داشبورد خود را ارزیابی کنید، باید روی رفتار کاربر توجه کنید. شما می توانید این کار را با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها در مورد استفاده واقعی از داشبورد انجام دهید. این به شما درک بهتری از میزان استفاده مخاطبان از داشبورد، صفحاتی که بیشتر استفاده می‌کنند و حتی کاربران اصلی شما چه کسانی هستند را می‌دهد. گزینه دوم برای جمع آوری اطلاعات این است که با گنجاندن یک پرسشنامه در داشبورد مدیریتی می توانید از کاربران خود در مورد تجربه استفاده آنها بپرسید و سپس تجزیه و تحلیل کنید. تمام این اطلاعات به شما کمک می کند تا داشبورد خود را به سطح بالاتری ببرید.

در آخر

در این مقاله دلایل اهمیت داشبورد مدیریتی و همچنین نکات مربوط به چگونگی طراحی یک داشبورد مدیریتی کاربر پسند عنوان شد.

با داشبورد می توان در کمترین زمان ممکن، اطلاعات مفید و کارآمد را در اختیار مدیران قرار داد تا به نتایج مطلوب رسید.

اگر به دنبال اطلاعات بیشتری در رابطه با داشبورد مدیریتی و مزایای آن هستید، می توانید سؤالات خود را با کارشناسان کوشان تک در میان بگذارید.

منبع: وب سایت  easydash.nl

نظرات خود را اضافه کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *