نکات مهم برای ساخت داشبورد هوش تجاری قدرتمند

همانطور که می دانیم داشبورد هوش تجاری با نمایش داده ها به صورت بصری، امکان آگاهانه ترین تصمیم گیری ها را در اختیار مدیران سازمان قرار می دهد. طراحی خوب داشبورد BI با تفکر در مورد نیازهای داده ای کاربران و اهداف کلی کسب و کار شروع می شود. این فقط در مورد ارائه اطلاعات کاربردی نیست، بلکه دریابید که چه چیزی باید توجه آن ها را جلب کند و چگونه این کار را به طور موثر انجام دهد تا درک کاربران نهایی با مشکل روبه رو نشود. در این مقاله از مجله کوشان تک ما موارد مهمی که برای طراحی داشبورد مدیریتی لازم است را بیان کردیم، پس با ما همراه باشید.

مراحل طراحی یک داشبورد هوش تجاری کاربردی

مرحله 1: به مخاطبان خود و اهداف آنها فکر کنید.

درک اینکه چه کسانی از داشبورد شما استفاده خواهند کرد و آنها قصد دارند با داده ها چه کاری انجام دهند، در طراحی داشبورد هوش تجاری بسیار مهم است. از سوی دیگر هدف از طراحی داشبورد BI کمک به کاربر جهت تصمیم گیری آگاهانه در زمان مناسب است.

اطلاعات بیش از حد ممکن است برای تصمیم گیرندگان بی ربط باشد، اگر فقط آنها به دنبال نتیجه نهایی برای تصمیم گیری های تجاری هستند که بر استراتژی های بلندمدت آنها تأثیر می گذارد. نمایش یک مجموعه اطلاعات در سطح بالا ممکن است خیلی وقت گیر باشد و آنها را از استفاده از داشبورد در آینده باز دارد. به عنوان مثال، مدیر عاملی که باید تصمیم بگیرد که آیا محصولات را از بازار خارج کند یا نه، باید ببیند که چه درصدی از محصول در هر فصل فروخته شده و در چند شهر فروخته نشده است. با این حال، مدیران تیم فروش به بینش‌های جزئی تری در مورد بسیاری از نقاط داده نیاز دارند تا روندهایی را که می‌توانند برای بهبود سهمیه خود برای سه ماهه آینده استفاده کنند، درک کرده و مشخص کنند. برای این منظور داشبورد یک تیم فروش، داده‌های نرخ تبدیل، فروش معلق، درآمد و کل فروش را نشان می‌دهد.

مرحله 2: مطمئن شوید که داده های شما به راحتی از طریق ابزار هوش تجاری شما قابل دسترسی است.

هنگام انتخاب ابزار هوش تجاری خود، نوع نرم افزاری را که کسب و کار شما به طور مرتب برای منابع داده استفاده می کند، در نظر بگیرید تا از به کارگیری راه حل های شخص ثالث اجتناب شود. ابزارهایی که برای عملکرد به راه‌حل‌های متعددی نیاز دارند، ممکن است کاربران را منصرف کنند.

قبل از تصمیم گیری در مورد داشبورد هوش تجاری، بهترین تمرین این است که مطمئن شوید که دامنه ابزار با نرم افزاری که به طور منظم استفاده می کنید، همخوانی دارد یا خیر. همچنین مطمئن شوید که بهترین نرم افزار داشبورد داخلی را برای کسب و کار خود انتخاب کرده اید.

مرحله 3: نوع مناسب داشبورد هوش تجاری مورد نیاز خود را شناسایی کنید.

 

داشبورد هوش تجاری باید با نیازهای کاربران شما مطابقت داشته باشد. باید بعد از تعیین مخاطبان هدف، انواع داشبوردهای هوش تجاری (استراتژیک، عملیاتی، تحلیلی و تاکتیکی) را که آنها در تصمیم گیری خود استفاده می کنند، شناسایی کنیم. دادن داده‌هایی که کاربران نمی‌توانند از آن‌ها استفاده کنند ممکن است باعث شود که به جای استفاده از داشبورد، محاسبات سنتی را در صفحه‌گسترده اکسل انتخاب کنند.

مرحله 4: KPI هایی را که اندازه گیری می کنید شناسایی کنید.

داشبورد هوش تجاری شما تنها در صورتی می تواند قابل اجرا باشد که داده های مرتبط با هدف کاربر را اندازه گیری کند. به عنوان یک قاعده کلی، قبل از ساخت داشبورد، این سؤالات را در مورد KPI ها از خود بپرسید:

• آیا KPI با اهداف تیم یا کسب و کار من مرتبط است؟
• آیا KPI برای استانداردهای انطباق مقرراتی ضروری است؟
• آیا کارمندان من کنترلی بر معیار عملکرد کارکنان دارند؟
• آیا می توانم به راحتی KPI را اندازه گیری کنم؟
• آیا می توان به راحتی از KPI برای تغییر دادن ارزیابی های عملکرد، سوء استفاده کرد؟
• آیا KPI یک هدف عملکردی مشخص و قابل درک را تعیین می کند؟
• آیا این معیار تجاری آنچه را که واقعاً می‌خواهم بدانم، بهتر از سایر KPIهای مرتبط نشان می‌دهد؟
• آیا می توانم با این KPI اهدافی را تعیین کنم که بتوان آنها را در یک بازه زمانی معقول برآورده کرد؟

اگر پاسخ شما به این سؤالات «بله» است، در مسیر درستی هستید. در غیر این صورت ممکن است داشبورد دیگری ایجاد کرد که استفاده نخواهد شد.

مرحله 5: تجسم داده ها و ویژگی های خود را متناسب با مخاطب انتخاب کنید.

 

تجسم مؤثر داده ها می تواند عامل تعیین کننده موفقیت داشبورد هوش تجاری شما باشد. تأکید بر تجزیه و تحلیل و مدل‌سازی داده‌ها با استفاده از نوع نمودار اشتباه جهت نمایش نتایج، داده‌ها را به اشتباه نمایش داده و آن را غیرقابل استفاده می‌کند. قبل از شروع ساختن نمودارهای دایره ای، هیستوگرام ها و نمودار پراکندگی، این سوالات را بپرسید:

• داده های شما در تلاش برای گفتن چه توضیحی هستند؟

آیا داده های شما به منظور شناسایی الگوها و ارزیابی گزینه های دیگر جمع آوری می شوند؟ آیا نوعی توزیع را نمایش می دهد؟ یا اینکه همبستگی بین مجموعه های ارزش را مشخص می کند؟

اطلاع از داستان پشت داده های شما و هدف آن، می تواند انتخاب نمودار مناسب را برای کاربر آسان تر کند.

• یافته های خود را به چه کسی ارائه خواهید کرد؟

هدف از بصری سازی داده ها، سهولت در برقراری ارتباط با نتایج داده ها است. حتی اگر داده ها یکسان باشند، می توانید از گرافیک های مختلف برای گروه های متمایز از افراد استفاده کنید. برای مثال یک مبتدی در بازار سهام ممکن است از دیدن یک نسخه ساده شده از نمودار روند بازار سهام سود ببرد، در حالی که یک معامله گر باتجربه سهام جزئیات دقیق تری را ترجیح می دهد.

• مجموعه داده های شما چقدر است؟

همه نمودارها نمی توانند انواع داده ها را نمایش دهند. برای مثال نمودارهای دایره ای با تعداد محدودی داده به خوبی عمل می کنند. با این حال، اگر با تعداد زیادی داده کار می کنید، نمودار پراکندگی، منطقی تر است.

نوع نموداری را انتخاب کنید که به بهترین وجه با حجم داده های شما مطابقت داشته باشد و آن را واضح نمایش دهد.

• نوع داده شما چیست؟

نوع داده ای که استفاده می کنید بر گرافیکی که ایجاد می کنید تأثیر می گذارد. اگر داده های پیوسته دارید، نمودار میله ای ممکن است گزینه ایده آلی نباشد و ممکن است مجبور شوید به جای آن از نمودار خطی استفاده کنید.

• چه ارتباطی بین عناصر مختلف داده های شما وجود دارد؟

در نهایت، نحوه ارتباط جزئیات مختلف داده ها را در نظر بگیرید. آیا تاریخ، اندازه یا نوع اطلاعات شما را طبقه بندی می کند؟ آیا این یک سیستم رتبه بندی مبتنی بر متغیر است؟ یا ارتباطی بین متغیرها وجود دارد؟ آیا داده های شما در طول زمان تغییر می کند، یعنی یک سری زمانی است؟ اگر نه، آیا توزیع است؟

پیوند بین مقادیر موجود در مجموعه داده شما باید به شما در انتخاب تجسم داده های مناسب کمک کند.

مرحله 6: با قرار دادن داده های داشبورد هوش تجاری، داستان سرایی کنید.

مهمترین اطلاعات را در بالا قرار دهید. شما می توانید از داده ها برای اثبات هر چیزی استفاده کنید، اما داستان داده های شما چقدر قانع کننده است؟ داستان سرایی داده به زمینه نیاز دارد: هدف شما چیست؟ با کی حرف میزنی؟

اگر داده‌های شما به «چرا» پاسخ می‌دهد (مانند «چرا مشتریان کاهش یافته»)، نرخ ریزش آن‌ها را در قالبی از بالا به پایین سازمان‌دهی کنید که مشکل را برجسته ‌کند و سپس داده‌های اکتشافی، درست تا پایین علت اصلی همانطور که از نردبان اطلاعات پایین می آیید، مشخص شود.

هنگامی که یک مجموعه داده بتواند به وضوح برای کاربران شما نمایش دهد که چگونه به نتیجه می رسند، آنها ارزشی در آن پیدا می کنند که به احتمال زیاد در آینده به ابزار هوش تجاری شما تکیه خواهند کرد. اگر اطلاعات زمینه را ارائه نکند یا به سختی دنبال شود، کاربران سردرگم شده و ممکن است اصلا از داده ها استفاده نکنند.

مرحله 7: به سؤال های “چرا” و همچنین “چی” پاسخ دهید.

داده های شما بدون زمینه کمتر مفید هستند. نشان دادن آنچه اتفاق افتاده است، بدون توضیح اینکه چرا اتفاق افتاده ممکن است باعث شود که کاربران اطلاعات را اشتباه تفسیر کنند. در عوض، تجسم‌های بیشتری ارائه کنید که به پاسخ‌های شما زمینه ‌دهد.

یک مدیر تیم فروش ممکن است متوجه روند نزولی در درصد فروش در هفته شود. افزودن داده‌هایی که تعداد تماس‌های دریافتی را نیز نشان می‌دهد، می‌تواند بینش لازم برای تصمیم‌گیری در مورد KPI را به مدیر ارائه دهد. اگر مدیر یک روند نزولی در تعداد تماس ها و فروش مشاهده کند، می تواند معیارهای خود را برای محاسبه این تغییر تنظیم کند. یک نمودار خطی که به وضوح هر دو روند نزولی را نشان می دهد، بهترین گزینه برای این نمونه است. به این ترتیب، نمایش داده های شما به «چی» و «چرا» پاسخ داده و کاربر داده‌ها را مفید خواهد یافت.

مرحله 8: خوانا نمایش دهید.

به طور کلی، تجربه کاربر به خوانایی خلاصه می شود. اگر خواندن داشبورد به دلیل طراحی بصری ناخوانا برای کاربران دشوار باشد، احتمالاً اطلاعاتی را که داشبورد شما در تلاش برای برقراری ارتباط است، اشتباه متوجه می‌شوند.

از سوی دیگر به هم ریختگی هم برای کاربر آزاردهنده است و هم می تواند طاقت فرسا باشد. سعی نکنید تا آنجایی که می توانید اطلاعات را روی داشبورد خود قرار دهید تا چیزی را از دست ندهید. در عوض، مرتبط ترین مجموعه داده ها را ارائه دهید تا کاربر شما داشبورد شما را به راحتی درک کند. همچنین اجازه ندهید ساده ترین عناصر، نمایش داده های شما را با مشکل همراه کند. فاصله و انتخاب رنگ را در اولویت قرار دهید تا کاربران شما بتوانند از پتانسیل کامل تجسم های شما قدردانی کنند.

مرحله 9: آن را به یک داشبورد تعاملی تبدیل کنید.

همه داده‌ها به تحقیقات کاربر شما مرتبط نیستند و ممکن است آنها تحت تأثیر داده‌هایی قرار بگیرند که نمی‌دانند چگونه از آن استفاده کنند. تعامل به آنها این آزادی را می دهد که داشبورد، داده های ایده آل را برایشان کشف کنند.

استفاده از نرم افزار داشبورد مدیریتی با ویژگی های مناسب به شما کمک می کند تا با ایجاد یک نمودار تعاملی، به سرعت روابط موجود در داده های خود را درک کنید. همچنین مطمئن شوید که داشبوردی با تجسم‌هایی ایجاد کنید که در صورت نیاز قابل حذف یا فیلتر هستند. این به هر کاربر کمک می‌کند تا هر بار که از داشبورد استفاده می‌کند، بهترین استفاده را داشته باشد.

مرحله 10: جمع آوری بازخورد را فراموش نکنید.

 

برای بهبود ابزار خود باید تا حد امکان بازخورد دقیق جمع آوری کنید. فقط کاربر نهایی شما می تواند دقیقاً به شما بگوید که کاستی های داشبورد شما چیست. بنابراین دریافت بازخورد آنها برای درک اینکه چگونه می توانید طراحی داشبورد هوش تجاری خود را بهبود ببخشید و آن را مفیدتر کنید، کلیدی است. همچنین ممکن است به شما بینشی در مورد نحوه ایجاد یک داشبورد هوش تجاری ایده آل برای کاربرانتان بدهد.

در آخر

داشبورد هوش تجاری که با توجه به مخاطب اصلی بهینه سازی نشده، اغلب برای کاربر بی فایده بوده و می تواند او را از استفاده از ابزار BI در آینده منصرف کند. از سوی دیگر خواندن تجسم داده‌های به هم ریخته سخت بوده و می‌توانند اشتباه تعبیر شوند یا نامربوط در نظر گرفته شوند.

بنابراین هنگام ساخت داشبوردهای هوش تجاری، همیشه تجربه کاربر خود را در نظر بگیرید. مخاطبان هدف، نرم افزار مورد استفاده، تجسم ها، نوع داشبورد، KPI ها، خوانایی و تعامل همه بر میزان استفاده از ابزار شما تأثیر می گذارند.

اگر به دنبال طراحی یک داشبورد هوش تجاری سفارشی مطابق با اهداف و نیازهای سازمان خود هستید، می توانید با تماس با کوشان تک راهنمایی های لازم را دریافت کنید.

منبع: وب سایت trevor.io