چرا به نرم افزار داشبورد مدیریتی نیاز داریم؟

همانطور که می دانیم داشبورد مدیریتی نمایشی از مجموعه اطلاعات گرافیکی در قالب نمودارها و جداول است که نحوه عملکرد یک سازمان را نشان می دهد. داشبوردها می توانند با ارائه تصاویری از عملکرد سازمان به شما در تصمیم گیری آگاهانه تر، ردیابی پیشرفت اهداف و همچنین شناسایی مناطقی را که باید اقدامات اصلاحی انجام دهید، کمک کنند.

اما چرا باید از داشبورد هوش تجاری در سازمان استفاده کنیم و برای طراحی آن چه اقداماتی لازم است؟ در این بخش از مقاله کوشان تک با ما همراه بوده تا با مواردی که ممکن است نیاز داشته باشید، آشنا شوید.

دلایل استفاده از داشبورد مدیریتی چیست؟

• نگاهی جامع به داده ها

داشبورد مدیریتی می تواند به شما امکان دهد که علاوه بر ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) ، نحوه ارتباط آنها با یکدیگر را ببینید. این ویژگی می تواند در تصمیم گیری در مورد چگونگی بهبود سازمان کمک کند.

• تجسم داده ها

با نمایش گرافیکی داده ها در داشبورد مدیریتی، درک و تشخیص فرآیند ها آسان تر می شود و می تواند به شما در تصمیم گیری بهتر در مورد چگونگی نحوه تخصیص منابع کمک کند.

مزایای انواع داشبورد مدیریتی برای سازمان ها

• افزایش بینش نسبت به داده های مهم تجاری
• شناسایی و ردیابی آسان تر روندها و الگوها در طول زمان
• تنظیمات به موقع در شاخص های کلیدی عملکرد
• پاسخ سریعتر به مشکلات و فرصت ها با اطلاعات داخلی
• ارتباط آسانتر داده های عملکرد کلیدی با ذینفعان
• هماهنگی بین بخش های سازمان با یکدیگر و همچنین با اهداف سازمان

مراحل ساخت بهترین داشبورد مدیریتی

 

1. انتخاب مناسب شاخص های کلیدی عملکرد

هنگام انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد مهم است که علاوه بر آگاهی از ارتباط مستقیم آن ها با سازمان، قابل اشتراکذاری با همه افراد کلیدی هم باشند. همچنین تعداد KPIها برای ردیابی در داشبورد مدیریتی بسته به نیاز سازمان متفاوت بوده و بهتر است تعداد آن ها را به حداقل برسانید تا کاربران را با اطلاعات بیش از حد سردرگم نکنید.

2. جمع آوری داده ها و یافتن منابع آن ها

انواع مختلفی از داده ها از جمله داده‌های مالی (مانند درآمد، سود، هزینه)، داده‌های عملیاتی (مانند تعداد سفارش‌های پردازش‌شده، میانگین ارزش سفارش)، داده‌های مشتری (مانند تعداد کل مشتریان، رضایت مشتری)، رضایت کارکنان، نرخ ریزش و داده های جمعیت شناختی و میزان ترافیک وب سایت را می توان در داشبورد مدیریتی داده ردیابی کرد.

3. طراحی داشبورد مدیریتی

اگر یک شرکت داشبوردهای خوبی داشته باشد، می تواند داده های مورد نیاز خود را در یک نگاه ببیند تا به طور چشمگیری عملکرد و کارایی خود را افزایش دهد. از بهترین روش ها برای طراحی بهترین داشبورد مدیریتی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• از رنگ ها و تصاویر برای تأکید بر نقاط داده های کلیدی استفاده کنید.
• از فیلترها و drill down استفاده کنید تا به کاربران اجازه دهد که بر روی داده های مهم تمرکز کنند.
• نمایش داده ها قابل درک بوده و تفسیر آن ها آسان باشد.
• مطمئن شوید که داشبورد از هر دستگاه یا مکانی قابل دسترس است.

4. به روزرسانی به موقع داده ها

داشبوردها باید تا حد امکان به روز شوند تا دقیق ترین و جدیدترین اطلاعات را ارائه دهند. به طور کلی داده‌های مختلف باید حداقل یک بار در روز به‌روزرسانی شوند یا اگر اطلاعات حیاتی نیاز به ردیابی بیشتری داشته باشند، ممکن است نیاز به به‌روزرسانی بیشتری باشد. در برخی موارد داده ها حتی می توانند در زمان واقعی به روز شوند تا کاربران همیشه به روزترین اطلاعات را مشاهده کنند.

5. در صورت لزوم داشبورد را ارزیابی و تنظیم کنید.

جمع آوری داده ها، انتخاب ابزار های مناسب از جمله Power BI و Tableau و طراحی چیدمان برای ایجاد یک داشبورد مدیریتی موثر و تعاملی نیازمند زمان و تلاش است. داشبورد مدیریتی خوب اغلب اهداف متعددی را دنبال می کند، ارزش افزوده دارد و به طور ویژه برای یک سازمان توسعه یافته است. با یک داشبورد خوب طراحی شده، می توانید تصمیمات بهتری در مورد چگونگی بهبود کسب و کار خود بگیرید.

رایج ترین مشکلات هنگام طراحی داشبوردهای مدیریتی

• عدم استفاده از منابع داده های مناسب در داشبورد مدیریتی
• ایجاد داشبورد مدیریتی بسیار پیچیده برای کاربران
• اهداف نامشخص
• انتخاب معیارها و KPI های نامناسب برای اهداف
• انتخاب یک ابزار یا بسته نرم افزاری غیر متناسب با نیاز سازمان
• ناکامی در آموزش

انواع داشبورد مدیریتی

 

داشبورد مدیریتی استراتژیک:

این داشبوردها توسط مدیران ارشد جهت برنامه‌ریزی بلندمدت و ارائه یک نمای کلی در سطح بالا از عملکرد تجاری استفاده می شود. داشبوردهای استراتژیک معمولاً برای تصمیم گیری های روزانه مناسب نیستند. چرا که کمتر به روز می شوند و اغلب KPI و سایر به روز رسانی های عملکرد را در دوره های سه ماهه و یا حتی بیشتر ارائه می دهند.

داشبورد مدیریتی عملیاتی:

بر خلاف داشبورد های استراتژیک، داشبوردهای عملیاتی به گزارش گیری های لحظه ای و روزانه تأکید دارد و آخرین به‌روزرسانی‌ها را در حوزه‌های تجاری بسیار خاص ارائه می‌دهند، بنابراین برای تصمیم گیری های روزانه استفاده شوند. همچنین برخلاف داشبوردهای دیگر که ممکن است نیاز به تحلیل های دقیقی داشته باشند، اغلب برای داشبوردهای عملیاتی ضروری است که به شما بینشی در یک نگاه نسبت به آنچه که در یک بخش یا تیم خاص می گذرد ارائه دهند، تا مدیران مطمئن شوند برنامه مورد انتظار با دستاوردهای واقعی در جریان است.

داشبورد مدیریتی تحلیلی:

در حالی که سایر داشبوردها معمولاً برای تجسم داده‌ها تا حد امکان کارآمد طراحی یا سفارشی می‌شوند، داشبوردهای تحلیلی به عمق بسیار بیشتری می پردازند و به یک تحلیلگر متخصص داده نیاز است تا بینش‌های معناداری را بازیابی کند. از آنجایی که این داشبوردها عملکرد کسب و کار را بسیار جامع پوشش می‌دهند، بسیار تعاملی هستند و توسط تحلیلگران برای بررسی داده‌ها به منظور کسب نمای کلی از یک مجموعه داده های خاص استفاده می‌شوند.

معمولاً این داشبورد مدیریتی برای مدیران میانی که مجری استراتژی های سازمان هستند، مناسب است تا از یافته‌های خود برای تهیه گزارش‌هایی استفاده ‌کنند که می‌تواند توسط مدیران ارشد برای اهداف استراتژیک استفاده شود.

داشبورد مدیریتی تاکتیکی:

عمدتاً توسط مدیران میانی برای ردیابی ترکیبی از معیارهای عملیاتی و استراتژیک استفاده می‌شوند. این داشبورد ها مانند داشبوردهای تحلیلی، داشبوردهای تعاملی هستند و فیلترها و تقسیم بندی ها را برای تجزیه و تحلیل عملکرد کسب و کار و بررسی داده های موجود ارائه می دهند. با این حال، تفاوت آنها در سطح جزئیات است. داشبوردهای تحلیلی بسیار جامع هستند، در حالی که داشبوردهای تاکتیکی معیارهای مربوط به اهداف تجاری یا دپارتمان و اهداف تعریف شده را نظارت می کنند.

انواع داشبوردهای مدیریتی در بخش های یک سازمان

داشبوردهای مدیریتی به عنوان بخش مهمی از هر سازمان، تصویری از عملکرد شرکت را ارائه می دهند و به مدیران اجازه می دهند تا پیشرفت های خود را پیگیری کرده و در صورت لزوم تغییراتی را اعمال کنند.

از انواع مختلف داشبورد مدیریتی در یک سازمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• داشبورد مالی

داشبورد مالی یک نمای کلی از عملکرد مالی یک شرکت، از جمله درآمد، هزینه ها و سود/زیان را ارائه می دهد. این نوع داشبورد مدیریتی برای ارزیابی سلامت مالی کلی سازمان و اتخاذ تصمیمات تجاری آگاهانه مفید است.

• داشبورد عملیاتی (داشبورد های KPI)

داشبورد عملیاتی، کارهای روزمره مانند فروش، خدمات مشتری و تولید را ردیابی می کند. این نوع داشبورد مدیریتی برای شناسایی مواردی جهت بهبود و اطمینان از عملکرد کارآمد همه بخش ها مفید است.

• داشبورد منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی (HRM) یک نمای کلی از نیروی کار یک فرد، از جمله جابجایی کارکنان، بهره وری و سطوح رضایت آن ها را ارائه می دهد. این نوع داشبورد مدیریتی برای ردیابی عملکرد کارکنان و حصول اطمینان از مشارکت و بهره وری نیروی کار مفید می باشد.

• داشبورد بازاریابی

داشبورد بازاریابی، عملکرد کمپین های بازاریابی یک شرکت از جمله میزان تولید، نرخ تبدیل و بازگشت سرمایه را ردیابی می کند. این نوع داشبورد مدیریتی برای ارزیابی اثربخشی تلاش های بازاریابی و انجام تنظیمات لازم مفید است.

• داشبورد فروش

داشبورد فروش، عملکرد تیم فروش شرکت از جمله میزان فروش، سهمیه‌ها و نسبت‌های سود/زیان را ردیابی می‌کند. این نوع داشبورد مدیریتی برای ارزیابی اثربخشی استراتژی های فروش و حصول اطمینان از تحقق اهداف مفید است.

• داشبورد خدمات مشتری

داشبورد خدمات مشتری، عملکرد تیم خدمات مشتری سازمان از جمله حجم تماس، سطح رضایت مشتری و میانگین زمان رسیدگی را ردیابی می کند. این نوع داشبورد مدیریتیبرای اندازه گیری کیفیت خدمات مشتری و شناسایی زمینه های بهبود مفید است.

• داشبورد IT

داشبورد فناوری اطلاعات، عملکرد زیرساخت های فناوری اطلاعات یک سازمان از جمله زمان کار، عملکرد سیستم و نقض های امنیتی را ردیابی می کند. این نوع داشبورد مدیریتی برای ردیابی سلامت زیرساخت های فناوری اطلاعات یک شرکت و اطمینان از عملکرد صحیح آن ها به خصوص اگر آن سرویس به طور کامل برون سپاری شده باشد مفید است.

• وب سایت و داشبورد رسانه های اجتماعی

یک وب‌سایت و داشبورد رسانه‌های اجتماعی، عملکرد وب‌سایت سازمان و کانال‌های رسانه‌های اجتماعی از جمله تعداد صفحات مشاهده‌شده، بازدیدکنندگان منحصربه‌فرد و سطح تعامل را ردیابی می‌کند. این نوع داشبورد مدیریتی برای ارزیابی اثربخشی تلاش‌های بازاریابی آنلاین و انجام تنظیمات لازم مفید است.

• داشبوردهای خاص

این داشبوردها برای حل مشکلات یا تغییرات خاص ایجاد می شوند و شامل تمام معیارها، نمودارها و جداول لازم برای نشان دادن وضعیت قبل و بعد و یا ارائه بینشی لازم به سازمان در مورد موقعیت آنها هستند. این نوع داشبوردها اغلب برای تعیین استراتژی داده ها، استراتژی فناوری اطلاعات و ارائه یک نمای کلی از وضعیت فعلی استفاده می شوند.

ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

 

همانطور که می دانیم داشبوردها برای نمایش اطلاعات مهم به شیوه ای مختصر و جذاب از نظر بصری مهم هستند. اکسل به عنوان ابزار قدرتمندی می تواند برای اهداف مختلف از جمله ایجاد داشبورد مدیریتی استفاده شود. چرا که اکسل طیف گسترده ای از ویژگی هایی مانند توانایی ایجاد نمودارها و دستکاری داده ها به روش های مختلف را ارائه می دهد که برای طراحی یک داشبورد مدیریتی آفلاین عالی متناسب است.

با این حال یک اشکال عمده این است که داشبوردهای اکسل گاهی اوقات به سختی به اشتراک گذاشته و به روز می شوند. همچنین اکسل به طور خاص برای ایجاد داشبورد طراحی نشده است، بنابراین استفاده از همه ویژگی های آن به کارآمدترین ممکن می تواند چالش برانگیز باشد.

به طور کلی اکسل می تواند ابزار مفیدی برای ایجاد داشبورد مدیریتی باشد، اما مهم است که مزایا و معایب آن را قبل از تصمیم گیری در مورد استفاده یا عدم استفاده از آن بسنجیم. توصیه بر این است که می توان از آن به عنوان یک ابزار نمونه اولیه و یا برای استفاده از یک تحقیق کوچک در مورد داده ها استفاده کرد و اگر می خواهید به طور حرفه ای با داده ها و داشبورد کار کنید، ابزار های هوش تجاری بهترین گزینه هستند.

در آخر

داشبوردهای مدیریتی می توانند با ارائه اطلاعات به موقع به مدیران و اعضای تیم جهت تصمیم گیری بهتر و نظارت بر پیشرفت اهداف سازمانی کمک کنند. داشبوردها به ما این امکان را می دهند که بین مقدار اطلاعات اساسی مورد نیاز و آنچه که می خواهیم تعادل ایجاد کنیم.

هنگام طراحی داشبورد مدیریتی، توجه به مخاطبانی که از آن استفاده می کنند و همچنین نیازهای خاص یک سازمان، نوع داده ها و سطح جزئیات مورد نیاز جهت ردیابی بسیار مهم است.

داشبوردها انواع مختلفی دارند که برای انجام وظایف و حل مشکلات خاص طراحی و یا سفارشی می شوند. برخی از سازمان ها ممکن است به ترکیبی از داشبورد ها و یا به راه حل های ساده تری نیاز داشته باشند. تفاوت اصلی داشبوردها در سطح اطلاعات است.

می توانید با تماس با کوشان تک و دریافت اطلاعات مورد نیاز، داشبورد مدیریتی متناسب با سازمان خود را طراحی کنید.

منابع: وب سایت implementator.nl

وب سایت trevor.io